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MANUAL DEL CONSERJE. ¿CUÁLES SON LAS PRINCIPALES FUNCIONES?

Autor: Conserjes, Limpieza y Mantenimiento DAFRA S.L.
Publicado: 16-03-2011

Las funciones que debe cumplir cada cargo, serán determinadas por el Comité de Administración o por el Administrador o por ambos en conjunto, pudiendo además, ser modificadas por los mismos cuando las circunstancias lo requiera.Funciones habituales de carácter diario:Al iniciar el turno o jornada diaria:

- Revisa el libro de novedades, con el fin de verificar lo acontecido en los turnos anteriores.

- Revisa el libro de asistencia si lo hay, verificando que el personal haya registrado adecuadamente su horario de ingreso

- Efectúa una ronda o recorrido de inspección del edificio, verificando el estado de operación, mantenimiento, limpieza y extracción de basura, de las instalaciones, equipos y áreas comunes del edificio

- En el caso de encontrar equipos con fallas (Ascensores, bombas, calderas u otros) o fallas en los suministros de luz, agua o gas, adoptar las medidas correspondientes de aviso.

Durante el turno o jornada de trabajo:- Supervisa la seguridad del edificio desde la portería, efectuando rondas o recorridos de inspección.

- Recibe y distribuye la correspondencia para los copropietarios.

Funciones habituales de carácter semanal o mensual

- Atiende consultas de los copropietarios, cuando es requerido

- Supervisa la asistencia y trabajos que desarrollan los contratistas encargados de la mantención de los jardines, piscina e instalaciones.

Funciones especiales de carácter diario o semanal

- Realizar tareas de aseo, de acuerdo a lo establecido en el programa respectivo

- Realiza funciones de portería en los horarios establecidos.

PORTEROS NOCTURNOS:

Funciones habituales de carácter nocturno:

Además de las funciones mencionadas anteriormente, usualmente en la jornada nocturna, el conserje se encarga de:

- SacaR los cubos con la basura, desde la sala de basura, hasta el lugar de la calle en que son retiradas por el camión recolector.

PRESENTACIÓN PERSONAL

a) presentación personal:

- En lo posible el conserje debe presentarse limpio, sobrio y pulcro para el desempeño de sus funciones.

- El personal masculino deberá abstenerse de usar elementos adicionales al uniforme como pasamontañas, o cualquier otro adorno personal que no sea de uso normal.

b) uso de uniforme:

Si se le proporciona uniformes de trabajo al personal, este deberá ser usado obligatoriamente:

- Mantenerlos limpios y en buen estado- Sin modificaciones, ni agregar elementos o insignias que no estén autorizados.

- Guardar en el lugar de trabajo, salvo aquellas prendas que deban llevar a su casa para su lavado.

- Los uniformes son de propiedad de la Comunidad de Copropietarios y deben devolverse en el momento en que el personal deje de pertenecer a la comunidad, salvo que el Administrador o Comité de Administración disponga otra cosa.

TRATO Y RELACIONES:

Siempre respetuoso y afable.

Evitar el trato con apodos y sobrenombres y especialmente con palabras o gestos despectivos o groseros.

Siempre mantener la calma, evitando ofuscarse, contestar con malos modos, levantar la voz o gritar.

Tratar de Usted y de Señor(a), salvo que los propietarios sugieran lo contrario

Aceptar las críticas con espíritu constructivo.

Cumplir las órdenes que se reciben con interés y motivación.

El evitar criticar a sus jefes o criticar las ordenes que estos imparten, con sus compañeros de trabajo y subalternos.

Escuchar a quien reclama con atención y dejarlo que termine de hablar, sin interrumpirlo, antes de contestar.

IMPORTANTE:- El conserje solo recibe órdenes a través de la jerarquía establecida en el edificio

- Que sus labores están especificadas en su descripción de funciones y las que la jerarquía establecida en el edificio, le ordene expresamente.

- Que no podrá abandonar sus labores habituales, para efectuar servicios personales a los copropietarios, arrendatarios o sus dependientes.

USO DEL TELEFONO

En aquellos edificios que se cuenta con teléfono en la Portería o Conserjería, su uso y atención debe regirse por las siguientes normas:

a) Uso del teléfono:Atención de emergenciasRecibir y hacer llamados de servicio o de trabajo.

Llamados particulares sólo en casos de urgencia o debidamente justificados

El uso del teléfono de la comunidad para llamados de carácter social, está estrictamente prohibido.

b) Recepción de llamadas:

Contestar identificando el edificio y saludando

Si es requerido, se identificará con su cargo

Por razones de seguridad, no es conveniente dar el nombre.

Cuando la persona que llama, solicite la ubicación de una persona que no se encuentre en la portería o conserjería, es necesario advertirle sobre el tiempo que tomará este trámite y sugerirle que vuelva a llamar dentro de unos minutos.

Si la persona solicitada no se encuentra, quien recibe el llamado debe anotar el mensaje y asegurarse que dicha persona lo reciba.

Por razones de seguridad, el personal debe abstenerse de entregar información relativa al edificio, en especial la siguiente:

- Cantidad de personal, sus nombres y sus horarios

- Características del edificio

- Nombres de los miembros de Comité de Administración, del Administrador, o de copropietarios, arrendatarios, sus familiares y dependientes

- Si quien llama, pregunta por un copropietario o arrendatario, que no cuenta con teléfono y no se encuentra en el edificio, quien recibe el llamado, nunca debe informar que dicha persona no se encuentra, contestando que él no puede recibir el llamado en esos momentos, tomando nota del mensaje.

VISITAS AL EDIFICIO

Sólo podrán ingresar al edificio, aquellas personas a quienes el copropietario o arrendatario le abra la puerta a través del sistema de citófonos o portero automático.

Está prohibido que el CONSERJE o portero del edificio, permita el ingreso de vendedores, promotores, encuestadores o personas que actúan en colectas y campañas de proselitismo político o religiosos, cualquiera sea la credencial que ellos porten. La excepción a esta norma solo podrá ser determinada por escrito por el Comité de Administración o por el Administrador.

El ingreso de policía, miembros del Servicio de Investigaciones o bomberos, sólo se permitirá en caso de emergencias o cuando concurran con orden Judicial, Citatorio, Notificación o Verificación de Domicilio. En estos casos debe tenerse especial cuidado con la debida identificación.

El ingreso de ambulancias y su personal, deberá atenderse en forma expedita y rápida, pero sin dejar de consultar a que departamento se dirigen, procediendo en seguida a informar al residente de dicho piso o apartamento.

El ingreso de personal de reformas o contratistas, que efectúan las tareas de mantenimiento de equipos o instalaciones, deberá controlarse rigurosamente, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

- Si es conocido, registrar en el Libro de Novedades, el nombre del maestro o personal, nombre de la empresa y hora de ingreso y de salida.

- Si no es el habitual debe exigirse una identificación (Normalmente credencial que le otorga la empresa) además del respectivo documento de Identidad.

NOTA: El PORTERO o CONSERJE, es la persona encargada de vigilar la entrada y salida de todas las personas de una edificación de propietarios, oficinas entre otras.

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