MUDARNOS DE OFICINA NO TIENE POR QUÉ SER UN CAOS

Si bien es cierto que la organización es importante para que cualquier mudanza salga bien, cuando se trata de cambiar una oficina de domicilio se convierte en fundamental. Ante una situación así, la empresa debe sopesar una serie de puntos importantes y tenerlos previstos. El objetivo: minimizar la pérdida de productividad y control de su negocio.

En estos casos, contar con la ayuda de profesionales que nos ayuden y aconsejen es doblemente importante. Coordinar todo con una buena empresa de mudanzas y establecer con ellos los procedimientos y los plazos reducirá al máximo el margen de imprevistos, ayudará a que los empleados se sitúen antes en el nuevo emplazamiento y a que las rutinas de trabajo se restablezcan más fácilmente.

Consejos a tener en cuenta

• En primer lugar, y aunque resulte obvio, es muy importante elegir una empresa con experiencia en mudanzas de oficinas ya que no hablamos sólo de mover el mobiliario. En los puestos de trabajo hay equipos informáticos y mucha información sensible de la organización que no se puede perder ni dañar.

• Otro punto a tener en cuenta es el de los suministros. Gestionar el cambio con nuestros proveedores de luz, teléfono, ADSL o fibra…para que desde el primer día hábil de trabajo en la nueva ubicación de nuestra empresa podamos continuar con las rutinas y ser más productivos.

• Cuando llegue el momento del cambio todo el archivo de la empresa, así como el material de oficina debe de estar perfectamente embalado y etiquetado. Sería interesante, según el tipo de empresa, organizar este punto por departamentos (facturación, contabilidad, recursos humanos…), para no mezclar y poder reorganizar todo este material y documentación con rapidez y precisión en la nueva oficina.

• Es buena idea elegir para este tipo de cambios la época de menor actividad comercial y administrativa de la empresa, por ejemplo el verano, aunque esto dependerá evidentemente del tipo y del tamaño de negocio y del volumen de material a trasladar. Si hablamos de oficinas pequeñas con pocos puestos de trabajo quizás en un día se pueda llevar a cabo el traslado sin menoscabar la productividad.

• Por último, y aunque también resulte obvio, no nos podemos olvidar de avisar, por escrito a poder ser (carta o e-mail), a proveedores y clientes del cambio de domicilio tanto fiscal como postal.